persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres wachsenden Teams suchen wir schnellstmöglich, eine qualifizierte und hochmotivierte persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit für den wechselnden und bedarfsorientierten Einsatz in folgenden Standorten: Hauptniederlassung Kleinmachnow und Nebenniederlassung in Wilhelmshorst.

Sie übernehmen bei uns folgende Aufgaben
  • die vertrauliche und zuverlässige Verantwortung für alle organisatorischen und administrativen Belange unserer Geschäftsführerin die zu einer Entlastung beitragen inkl. der Büroorganisation im Home-Office der Geschäftsführung (Wilhelmshorst),
  • die aktive Mitwirkung bei Projekten u.a. durch die Recherche und Aufbereitung von Daten und Informationen und die Erstellung von Teilkonzepten und Beiträgen zu Business Plänen,
  • die Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen der Geschäftsführung,
  • die Besetzung der Schnittstellen zwischen der Geschäftsführung und den Abteilungsleitungen sowie Stabsstellen des Unternehmens und damit einhergehend die Durchführung  des Controllings der festgelegten Abteilungsreportings und Vorkontrollen von Vorlagen bei der Geschäftsführung,
  • die selbständige Bearbeitung und Durchführung von geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz mit geschäftlichem Bezug der Geschäftsführerin,
  • die Koordination der 24/7 Terminplanung in Verbindung mit Reise- und Besprechungsvor- und -nachbereitung,
  • die Erstellung von Protokollen verschiedener Art (beispielsweise Besprechungen, Telefonate, Ideenfindung) und Kontrolle der darin festgehaltenen Punkte und
  • die Zusammenarbeit mit externen Bedarfsträgern und Dienstleistern.
 Wenn Sie
  • Interesse an der engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung eines erfolgreichen inhabergeführten Unternehmens gepaart mit dem Ziel sich selbst beruflich überdurchschnittlich zu entwickeln haben,
  • bereits Erfahrungen in vergleichbaren Positionen sammeln konnten und ggfs. auch schon im Rahmen des Projektmanagements Erfahrung sammeln konnten,
  • über belastbare EDV-Kenntnisse insbesondere bei der Anwendung der Microsoft Office Programme Excel und Word, idealer Weise im Bereich Office 360 Grad, und in der Nutzung von Windows 10/11 und iOS verfügen,
  • zielorientiert, flexibel und leistungsorientiert agieren,
  • Deutsch und Englisch in Wort und Schrift beherrschen, zügig die passende Formulierung finden, ob am Telefon, im persönlichen Gespräch, per E-Mail oder anderweitiger Korrespondenz, und idealer Weise noch weitere Kenntnisse in anderen Sprachen ihr Eigen nennen,
  • selbstständig und strukturiert handeln, sich sehr gut selbst organisieren können und gern die Verantwortung für Ihren Bereich übernehmen,
  • bestehende Lücken bei den für o.g. Aufgabenbereiche notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen in der Lage sind rasch durch z.T. auch eigenverantwortliche Aneignung auszugleichen,
  • über eine positive Lebenseinstellung verfügen und stets lösungsorientiert denken und agieren,
  • eine Affinität für Innovationen und digitalisierte Prozesse sowie IT gestütztes Arbeiten besitzen,
  • mobil sind und über mindesten Führerscheinklasse 3 verfügen sowie
  • berufliche Reisebereitschaft mitbringen

 

dann würden wir Sie sehr gern persönlich kennenlernen.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung,  vorzugsweise per Email an bewerbung@berlinmed.de oder postalisch an:

BMMC BerlinMed Medical Consulting GmbH
Albert-Einstein-Ring 11
D-14532 Berlin-Kleinmachnow

Wir bitten Sie, im Zuge einer Bewerbung, Angaben zu Ihren Gehaltsvorstellungen und Ihrer Verfügbarkeit zu machen